Reiseaufwandsentschädigung

Aktuelle Fragen zur Erhöhung von Reiseaufwandsentschädigungen

Wie bereits in früheren Newsbeiträgen berichtet, wurden durch das Progressionsabgeltungsgesetz 2025 u.a. die steuerfrei möglichen Maximalbeträge von Tages- und pauschalen Nächtigungsgeldern (Diäten) für Dienstreisen im Inland gemäß § 26 Z. 4 EStG angehoben:

Konnten bei Dienstreisen bis 31.12.2024 – bei Vorliegen sämtlicher Voraussetzungen – Taggelder bis zu maximal € 26,40 und pauschale Nächtigungsgelder bis zu € 15,00 steuerfrei abgerechnet werden, ist dies für Dienstreisen ab 01.01.2025 bis zu einem Betrag von € 30,00 (Taggeld) bzw. € 17,00 (pauschales Nächtigungsgeld) möglich.

Hinweis: Unmittelbare Auswirkungen hat diese Erhöhung der steuerlich maßgeblichen Werte auch auf die sonstigen Lohnabgaben: Sind Taggelder bzw. pauschale Nächtigungsgelder lohnsteuerfrei, so sind sie automatisch auch sozialversicherungs- und lohnnebenkostenfrei (DB, DZ, KommSt), und es sind auch keine betrieblichen Vorsorgebeiträge zu entrichten.

Zu keinen Änderungen kommt es in Bezug auf Auslandsdienstreisen, hier bleiben die abgabenrechtlich relevanten Werte unverändert.

Auswirkung auf den arbeitsrechtlichen Anspruch?

Die abgabenrechtlich relevante Erhöhung der Steuerfreibeträge bewirkt keine unmittelbare Änderung der arbeitsrechtlichen Anspruchsermittlung. Ob bzw. in welcher Höhe dem/der einzelnen Arbeitnehmer/in Reiseaufwandsentschädigungen arbeitsrechtlich zustehen („brutto“), richtet sich auch weiterhin nach den jeweils anwendbaren Anspruchsgrundlagen. Hierfür kommen in Betracht
 

1. der einschlägige Kollektivvertrag,
2. eine Betriebsvereinbarung,
3. eine betriebliche Reisekostenrichtlinie (Dienstordnung),
4. eine dienstvertragliche Regelung (einschließlich einer allfälligen Betriebsübung) oder
5. eine Vereinbarung im jeweiligen Einzelfall.
    

Anderes würde nur dann gelten, wenn die arbeitsrechtlichen Ansprüche ausdrücklich an die Steuerfreibeträge geknüpft wären. In diesem Fall wäre nämlich – je nach konkreter Formulierung – eine automatische Erhöhung denkbar (ein solcher „dynamischer Verweis“ ist aber in Kollektivverträgen eher selten anzutreffen).

Was gilt für betrieblich bezahlte Geschäfts- oder Arbeitsessen?

Korrespondierend zu den obig ausgeführten Erhöhungen wurde auch der Betrag, der für die Kürzung der Abgabenfreiheit des Taggeldes für ein durch den/die Arbeitgeber/in bezahltes Geschäfts- oder Arbeitsessen maßgeblich ist, angepasst: Der Kürzungsbetrag wurde in den Lohnsteuerrichtlinien für Inlandsdienstreisen ab 01.01.2025 von € 13,20 auf € 15,00 erhöht.

1.  Beachte: Auch hier gilt der Grundsatz, dass „streng“ zwischen dem arbeitsrechtlichen Anspruch und der abgabenrechtlichen Beurteilung zu unterscheiden ist. Ob eine Kürzung des Taggelds aufgrund eines bezahlten/gewährten Geschäfts- oder Arbeitsessens arbeitsrechtlich vorzunehmen ist (oder nicht), ergibt sich i.d.R. aus dem anwendbaren Kollektivvertrag. Abgabenrechtlich muss hingegen in diesem Fall immer gekürzt werden

Ist eine freiwillige Aufstockung von kollektivvertraglichen Tagesgeldern möglich?

Aufgrund der Erhöhung der abgabenrechtlichen Taggeldbeträge stellt sich nunmehr für viele Arbeitgeber/innen die Frage, ob sie freiwillig ein kollektivvertraglich unverändert gebliebenes Tagesgeld von € 26,40 auf den „neuen“ Freibetrag von € 30,00 aufstocken und dies auch zur Gänze abgabenfrei ausbezahlen dürfen. Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist die Frage aufgrund der Besserstellung jedenfalls zu bejahen (Günstigkeitsprinzip gemäß § 3 ArbVG).

Im Zusammenhang mit der abgabenrechtlichen Beurteilung ist jedoch dahingehend zu differenzieren, auf Basis welcher Rechtsgrundlage die Auszahlung erfolgt:,
 

1.  Die abgabenfreie Auszahlung eines über den KV-Anspruch hinaus gewährten Taggeldes ist solange möglich, als eine Abrechnung gemäß § 26 Z. 4 EStG („Legaldefinition“) erfolgt. Hier kann nach Ansicht der Finanzverwaltung bis zur Begründung eines neuen Mittelpunkts der Tätigkeit – dieser tritt je nach Ausgestaltung und Dauer der Dienstreise nach 5, 15 bzw. 183 Tagen am jeweiligen Einsatzort ein – der abgabenfreie Maximalbetrag von € 30,00 ausgeschöpft werden.

1.  Muss jedoch nach Beendigung der abgabenfreien Anfangsphase des § 26 Z. 4 EStG die Taggeld-Abrechnung zwingend nach § 3 Abs. 1 Z. 16b EStG vorgenommen werden, so ist eine verlängerte Abgabenfreiheit nur dann möglich, wenn einer der fünf „Typustätigkeiten“ (Außendienst, Fahrtätigkeit, Baustellen- oder Montagetätigkeit, Arbeitskräfteüberlassung oder vorübergehende Tätigkeit in einer anderen Gemeinde) vorliegt und das gewährte Taggeld auf einer lohngestaltenden Vorschrift beruht. Das bedeutet: In diesem Fall kann nur jener Betragsteil des Taggeldes abgabenfrei ausbezahlt werden, der sich aus dem einschlägigen Kollektivvertrag oder einer anderen tauglichen lohngestaltenden Vorschrift ergibt (z.B. Betriebsvereinbarung aufgrund ausdrücklicher kollektivvertraglicher Ermächtigung).

Ist die abgabenfreie Anhebung auch bei den Kilometergeldern vom Kollektivvertrag abhängig?

Der/Die Arbeitgeber/in kann Kilometergelder für Dienstreisen ab 01.01.2025 i.d.R. abgabenfrei auf € 0,50 pro Kilometer aufstocken, selbst wenn der Kollektivvertrag keinen oder einen niedrigeren Kilometergeldanspruch vorsieht (vgl. Randzahl 712b der Lohnsteuerrichtlinien). Lohngestaltende Vorschriften haben für die Abgabenfreiheit von Kilometergeldern im Normalfall keine Bedeutung.Der/Die Arbeitgeber/in kann Kilometergelder für Dienstreisen ab 01.01.2025 i.d.R. abgabenfrei auf € 0,50 pro Kilometer aufstocken, selbst wenn der Kollektivvertrag keinen oder einen niedrigeren Kilometergeldanspruch vorsieht (vgl. Randzahl 712b der Lohnsteuerrichtlinien). Lohngestaltende Vorschriften haben für die Abgabenfreiheit von Kilometergeldern im Normalfall keine Bedeutung.

Sieht daher der anzuwendende Kollektivvertrag gar kein Kilometergeld oder z.B. ein Kilometergeld von € 0,42 vor, kann der/die Arbeitgeber/in dennoch ein abgabenfreies Kilometergeld von € 0,50 pro Kilometer auszahlen.
 

Beachte: Wenn es sich allerdings um Kilometergelder handelt, die nicht für „echte“ Dienstreisen, sondern für Fahrten zwischen Wohnung und Baustelle bzw. Montage-/Service-Einsatzort bezahlt werden, sind diese nur bis zur kollektivvertraglichen Höhe abgabenfrei (siehe § 3 Abs. 1 Z. 16b EStG).

Quelle: Vorlagenportal