Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt

Achtung, wichtiger Hinweis!

Die Finanzbehörden stellen an ein „ordnungsgemäß geführtes“ Fahrtenbuch sehr strenge inhaltliche und formale Anforderungen. Aus einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch müssen i.d.R. folgende inhaltliche Informationen ersichtlich sein:

1. Tag (Datum) der beruflichen Fahrt
2.   Ort (Adresse), Uhrzeit und Kilometerstand, jeweils am Beginn und am Ende der beruflichen Fahrt
3.    Zweck jeder einzelnen beruflichen Fahrt
4.    Anzahl der gefahrenen Kilometer (aufgegliedert in beruflichen und privat* gefahrenen Kilometer),
5.     Reiseweg (zumindest dann, wenn von der kürzest möglichen Fahrtstrecke abgewichen wird, z.B. zur Umfahrung eines Staus o.ä.)

*Anmerkung: Private Fahrten brauchen allerdings für die Anwendung des halben Sachbezugs (Privatfahrten mit dem Firmenwagen betragen durchschnittlich maximal 500 Kilometer) nicht unbedingt aufgezeichnet werden, da sie sich ohnehin aus der rechnerischen Differenz zwischen der gesamten Kilometerzahl und den beruflichen Kilometern ergeben (VwGH 24.09.2014, 2011/13/0074).

Als Richtwert gilt, dass die Eintragungen ausreichend detailliert sein müssen, damit die Fahrtstrecken der dienstlichen Fahrten unter Zuhilfenahme einer Straßenkarte oder eines Routenplaners nachvollzogen werden können.

Achtung: wichtiger Zusatz betreffend formaler Hinsicht  - z.B. EXCEL
 

Damit ein Fahrtenbuch auch in formaler Hinsicht als tauglicher Nachweis gilt, muss es grundsätzlich fortlaufend (zeitnah), übersichtlich und in geschlossener bzw. gebundener Form (keine Einzelzettel) geführt werden. Die Anforderung einer gebundenen Form soll vor allem nachträgliche Änderungen unmöglich machen bzw. erschweren

Aus diesem Grund ist ein mittels Microsoft-Excel geführtes Fahrtenbuch für sich alleine formal nicht ausreichend, sondern wird nur in Kombination mit vorhandenen Originalaufzeichnungen (z.B. handschriftlich geführte Kalendereintragungen o.ä.) als ordnungsgemäße Aufzeichnung gewertet.

Sind daher die im Excel-geführten Fahrtenbuch enthaltenen Angaben z.B. im Abgleich mit den Werkstättenrechnungen, Tankrechnungen, dienstlichen Kundenaufträge etc. plausibel, muss der Lohnabgabenprüfer dies im Rahmen der freien Beweiswürdigung berücksichtigen. Wenn der Lohnabgabenprüfer ein Excel-Fahrtenbuch kategorisch ablehnt und unberücksichtigt lässt, so ist dies rechtswidrig und begründet einen Verfahrensfehler (vgl. BFG 29.09.2022, RV/5100762/2020).

 
Praxistipp: Mittlerweile bieten einige Softwarehäuser elektronische Fahrtenbücher an, die den formalen Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen.
 

Quelle: Vorlagenportal